Руководство пользователя

Что это за программа

BazaRS — программа для строительной и ремонтной компании. Она считает смету по вашим расценкам, ведёт сделку от первого звонка до подписанного акта, печатает договоры и показывает, сколько компания заработала.

Программа состоит из двух частей. На компьютере — вся работа: справочники, расчёты, договоры, финансы, настройки. В телефоне — то, что нужно на объекте: расчёт при клиенте, карточка сделки, фотографии, задачи.

Данные хранятся на сервере, а не на компьютере сотрудника. Поэтому замерщик на выезде и директор в офисе видят одно и то же, а поломка ноутбука не уносит с собой базу клиентов.

Кто выдаёт доступ

Учётные записи выдаёт владелец сервиса по заявке компании. Самостоятельно зарегистрироваться в программе нельзя — ни на компьютере, ни в телефоне.

Компания ведёт штатную численность: заводит сотрудников, должности, распределяет их по сделкам. Но выдать сотруднику вход в программу или изменить его права компания не может — это делает владелец сервиса по её заявке.

Сделано так намеренно: доступ к чужим персональным данным не должен раздаваться внутри компании по случаю.

Логин уникален на всю платформу: двух Ивановых с логином ivanov в разных компаниях быть не может. Поэтому при заявке на нового сотрудника логин лучше предлагать сразу с запасом — например, ivanov.petrovich.

Вход в программу

Введите логин и пароль, выданные владельцем сервиса, и нажмите «Войти». Название компании выбирать не нужно — она определяется по логину.

• Запомнить меня — при следующем запуске вход выполнится сам. На чужом или общем компьютере флажок лучше снять.
• Показать пароль — временно показывает введённое, если сомневаетесь в раскладке.

Если пароль забыт — обращайтесь к руководителю, он запросит новый у владельца сервиса. Восстановить старый пароль невозможно: в базе он хранится в необратимо зашифрованном виде.

После входа откроется главное окно с теми разделами, на которые у вас есть права. Раздела, к которому доступа нет, вы просто не увидите — ни серым, ни с замком.

Главное окно

Сверху — меню разделов, справа — значки: уведомления, личный кабинет, органайзер, настройки и выход.

Набор пунктов меню зависит от прав:

• Быстрый расчёт — смета за несколько минут, обычно прямо при клиенте.
• Клиенты — база клиентов, их договоры и расчёты.
• Сделки — доски сделок: от заявки до сдачи объекта.
• Единичные расценки — справочник работ и материалов.
• Конфигурации — шаблоны, по которым считается смета.
• Свод — финансовая картина по всей компании.
• Затраты менеджеров — офисный бюджет и траты.

Быстрый расчёт

Раздел для первого разговора с клиентом: за несколько минут даёт цену, не заводя сделку и не открывая полный калькулятор.

• Выберите конфигурацию — набор работ и правил, по которым считается смета.
• Заполните характеристики объекта: площади, высоты, количество помещений — состав полей задаёт конфигурация.
• Программа считает три варианта одновременно — как правило, эконом, стандарт и премиум. Клиент видит выбор, а не одну цифру.

Кнопка «Заполнить из» подставляет характеристики из ранее сохранённого расчёта — удобно, когда объект похож на предыдущий.

По каждому варианту видно, из чего сложилась цена: характеристики пакета, перечень работ и черновые материалы.

• Сохранить клиента — данные из блока «Данные клиента» заводятся в базу вместе с характеристиками объекта.
• Сохранить расчёт — расчёт закрепляется за клиентом. Позже его можно открыть, сравнить с новым или превратить в договор.

Сохранённый расчёт — это снимок: он не меняется, даже если завтра вы поднимете цены в справочнике. Именно поэтому его можно показывать клиенту как обещанную цену.

Клиенты

Раздел показывает всю базу клиентов и сводку сверху: сколько клиентов, сколько договоров, на какую сумму и сколько уже оплачено.

Поиск работает по всем значимым полям сразу — фамилии, телефону, адресу — и фильтрует список по мере набора.

Открывается двойным щелчком по строке. В карточке:

• основные данные: ФИО, телефоны, адрес, город, примечание;
• характеристики объекта — состав полей настраивается компанией;
• сохранённые расчёты;
• договоры с суммой, фактом оплаты и датой закрытия.

Отсюда же открывается полный расчёт по клиенту и создаётся договор.

Сделки

Доска сделок — основной рабочий экран для тех, кто ведёт клиентов.

• Продажи — от заявки до подписания договора.
• Производство — от начала работ до сдачи объекта.

Сделка переводится из продаж в производство кнопкой «В производство». Отказ и архив — отдельные кнопки: отказная сделка не удаляется, а остаётся в истории.

Колонки внутри воронки настраиваются под порядок работы компании. Сделка перетаскивается между колонками или переносится кнопкой «Переместить в колонку».

Сверху доски — фильтр по менеджеру, показ архивных и суммы: сколько всего и сколько уже оплачено.

Сотрудник видит только свои сделки. Все сделки компании видит тот, кому это отдельно разрешено — обычно руководитель.

• Клиент — ФИО, телефон, адрес объекта.
• Договоры — основной договор, дополнительные соглашения, оплаченное по актам.
• Напоминание — дата, к которой нужно вернуться к сделке. В срок придёт уведомление.
• Работники и ЗП — кто занят на объекте и сколько ему причитается: должность, сотрудник, тип оплаты, план, начисление от приходов, выплаченное и остаток. Состав можно подставить по шаблону должностей, а не набирать заново на каждой сделке.
• Финансы — приходы от клиента и выплаты: получено, зарезервировано, потрачено, в кассе.
• Файлы объекта — фотографии и документы по объекту.
• Чат с клиентом — переписка из подключённых каналов; сюда же можно отправить клиенту расчёт файлом.

Флажок «Не учитывать в аналитике» исключает сделку из отчётов — для тестовых и служебных записей, чтобы они не портили статистику.

Единичные расценки

Справочник того, что компания делает и из чего: категории работ, работы с ценами и единицами измерения, материалы и связи между ними — какой материал и в каком количестве уходит на работу.

Новая компания получает готовый справочник — работы, материалы, мебель — и правит его под свои расценки, а не набирает с нуля.

Изменение цены в справочнике действует на новые расчёты. Уже сохранённые расчёты и подписанные договоры не пересчитываются.

Конфигурации расчёта

Конфигурация — шаблон, по которому считается смета: какие характеристики спросить у клиента, какие работы включить и по какой формуле взять объём.

Формулы связывают объём работ с характеристиками объекта: площадь пола, периметр стен, количество проёмов. Один раз настроенная конфигурация дальше считает сама.

Конфигураций может быть несколько — под разные виды объектов или разные сегменты цены.

Полный расчёт по клиенту

Открывается из карточки клиента, когда быстрого расчёта мало и смету нужно собрать вручную.

Работы и материалы показаны деревом: видно, что входит в раздел, что можно убрать, где заменить материал. Итог пересчитывается сразу.

Готовый расчёт сохраняется снимком и становится основой договора.

План квартиры

Открывается из карточки клиента кнопкой «План квартиры». Квартира чертится по размерам с замера, показывается в объёме, а площади и количества с неё подставляются в расчёт. План работает в программе для компьютера; в телефоне его нет.

Сверху — переключатель План / 3D, слои и общая площадь. Внизу — режимы: в каждом свой набор инструментов. Щелчок по комнате, стене, проёму или объекту открывает карточку с его свойствами прямо на чертеже.

• Стена — щелчками по точкам. Длину можно набрать цифрами и нажать Enter; Esc — закончить.
• Дверь, окно, проход ставятся на стену и перетаскиваются вдоль неё; края выбранного проёма тянутся — меняется ширина.
• Размеры «по осям» или «в чистоте». В чистоте — обводится комната по видимым граням стен: размеры те, что намерены рулеткой, а стены встают снаружи контура.
• Подложка — картинка готовой планировки под чертежом. Масштаб задаётся по двум точкам с известным расстоянием, после чего стены обводят по ней.
• Стену можно отметить несущей — трасса кабеля будет её обходить.

Объёмный вид строится из того же чертежа. Объекты, окна и двери двигаются мышью, расстояния до стен показываются на ходу. Флажок «Только комната» показывает одну комнату изнутри — с плиткой и обоями, «Проводка и трубы» делает стены полупрозрачными и показывает трассы.

Короба, ванна и поддон влияют на раскладку плитки, поэтому стоят отдельным режимом. Мебель встаёт спинкой к ближайшей стене; повернуть — клавиша R или двойной щелчок в 3D.

В режиме «Отделка» выберите вид отделки и щёлкайте по комнатам. Для плитки в карточке комнаты задаются формат, схема и начало раскладки. Полотно можно сдвинуть мышью, чтобы увести подрезку в угол. Кнопка «Чертёж раскладки» в режиме «Расчёт» даёт лист для печати: план пола, развёртки стен и количества.

Розетки, выключатели, светильники, силовые выводы и щит ставятся на план. Точки сами собираются в линии по комнатам: розетки и свет отдельно, силовой вывод — своя линия. Группу можно завести и вручную.

Под планом показаны длина кабеля по сечениям, штроба и число подрозетников. Трасса задаётся по потолку или по полу, запас — в процентах.

• «Щит» — объёмная модель щита с автоматами, УЗО и бирками кабелей.
• «Схема электрики» — лист для печати: план с точками и трассами, таблица групп, спецификация.

Кнопка «По сантехнике плана» ставит точки разводки у приборов, которые уже стоят на плане. Схема воды — тройниковая или коллекторная. Программа считает трубы по диаметрам и проверяет, наберётся ли уклон канализации до каждого прибора. «Лист разводки» — на печать.

В режиме «Работы» выберите комнату и отметьте её работы — количества берутся с модели. Чем меряется каждая работа, задаётся один раз кнопкой «Что мерить…». «Смета по модели» печатает работы по комнатам с итогом.

В режиме «Расчёт»:

• «Подставить в характеристики» — площади и количества с плана записываются клиенту и дальше участвуют в расчёте.
• «Листы плана» — обмерный план с размерами, экспликация помещений, план перепланировки, расстановка мебели, ведомость проёмов.

В полном расчёте количества работ с модели подставляются кнопкой «Работы из модели».

Расчёты электрики и сантехники — для сметы и закупки. Проектную документацию для согласования перепланировки они не заменяют.

Договоры и акты

Договор формируется по шаблону компании: реквизиты, данные клиента и позиции расчёта подставляются автоматически через плейсхолдеры. Руками ничего перепечатывать не нужно.

Кроме основного договора бывают дополнительные соглашения — на работы, появившиеся по ходу.

Договор можно посмотреть перед печатью, распечатать и выгрузить файлом.

К договору собираются приложения — сметы и спецификации. Их состав и вид таблиц настраиваются компанией один раз.

Факт выполненных работ фиксируется актом. По актам считается оплаченное — эта сумма видна и в карточке сделки, и в своде.

Оплату можно разбить на этапы и отмечать по мере поступления денег.

Свод директора

Финансовая картина по всей компании за выбранный период.

Сверху — итоги: сколько клиентов, у скольких есть договоры, сумма по договорам, оплачено, остаток к оплате, выплачено сотрудникам, операционные расходы, выручка и чистая прибыль.

Ниже — таблица по сделкам: полная стоимость, план оплаты, фактическая оплата, расходы и в том числе выплаты зарплаты.

Флажок «С черновиками» добавляет незавершённые сделки — полезно, чтобы увидеть, что в работе, но пока не подписано.

Аналитика

Отчёты за период: статусы договоров, топ-10 клиентов, топ-10 работ и сравнение плана с фактом по каждому договору.

Отвечает на вопросы «что продаётся чаще всего» и «где мы отстаём от плана».

Затраты менеджеров

Офисный бюджет: сколько директор выделил, сколько потрачено, сколько осталось. Ниже — список трат с датой, назначением и суммой.

Раздел про расходы офиса, а не про выплаты по сделкам — те живут в карточке сделки и в личном кабинете.

Личный кабинет

Личный экран сотрудника, открывается значком рядом с именем.

• Расчётный лист — что начислено и что выплачено: за текущий месяц, за прошлый и за всё время. Видно, сколько к выплате и сколько ещё осталось.
• Мои сделки — сделки, где вы назначены, с этапом и плановой зарплатой.
• Задачи — ваши задачи с напоминаниями.

Органайзер и уведомления

Органайзер открывается кнопкой сверху и не мешает работе — это выдвижная панель поверх текущего экрана.

Задача заводится с типом, описанием и сроком. Можно попросить напомнить — в срок придёт уведомление. Просроченные задачи выделяются.

Уведомления приходят по напоминаниям, задачам и событиям сделок. Время доставки настраивается: ночью программа человека не дёргает.

Настройки

Открываются значком шестерёнки. Разделы, которых вам не положено видеть, не показываются.

• Сотрудники — штатная численность компании. Здесь заводят людей и должности. Учётные записи и права здесь не выдаются — их выдаёт владелец сервиса.
• Шаблон должностей — типовой состав участников сделки, чтобы не набирать его каждый раз.
• Колонки — какие столбцы показывать в таблицах.
• Поля клиента — свои поля в карточке, помимо стандартных.
• Порядок характеристик — в каком порядке они спрашиваются.
• Видимость полей клиента — что показывать, а что скрыть.

Реквизиты организации, шаблоны договоров, плейсхолдеры, приложения и вид их таблиц.

• Настройка расчётов — общие правила: наценки, коэффициенты, что входит в стоимость.
• Округления — до чего округлять по каждой единице измерения. Рулон обоев не продаётся долями.

Аудит действий, цветовая схема, интеграции, файловое хранилище, правила удаления сделок, предупреждения о сроке и время доставки уведомлений.

Интеграции

• ВКонтакте — заявки и переписка с клиентами из сообщений группы попадают прямо в сделку. Туда же можно отправить клиенту расчёт файлом.
• Почта — письма-заявки с сайта разбираются по шаблонам и заводятся в программу.
• MAX — уведомления в мессенджер, чтобы не пропустить срок, не сидя в программе.

Подключение делается один раз в настройках, в разделе «Интеграции».

Мобильное приложение

Приложение для Android — для работы на выезде. Вход по той же учётной записи, что и на компьютере.

Разделы внизу: Сделки, Клиенты, Расчёт. Под кнопкой «Ещё» — аналитика, свод, затраты офиса, документы и выход.

• Расчёт делается на объекте и сразу сохраняется клиенту.
• Фотографии объекта попадают в сделку сразу, без пересылки в мессенджерах.
• Без связи приложение продолжает работать по сохранённому снимку, а начатое уходит на сервер, когда интернет появится.

При первом запуске приложение показывает политику конфиденциальности и пользовательское соглашение и просит согласие — без него работать оно не будет. Перечитать документы можно в разделе «Ещё».

Обновления

Компьютер. Программа сама проверяет наличие новой версии при запуске и предлагает обновиться. Соглашайтесь: старые версии перестают поддерживаться.

Телефон. Обновления приходят из магазина, откуда приложение установлено — Google Play, AppGallery или RuStore.

Если что-то не работает

• Не пускает по логину и паролю. Проверьте раскладку и заглавные буквы. Если не помогло — обратитесь к руководителю, пароль выдадут новый.
• Раздела нет в меню. У вашей роли нет на него прав. Права меняет владелец сервиса по заявке компании.
• В телефоне старые данные. Значит нет связи и показывается сохранённый снимок. Как только интернет вернётся, данные обновятся.
• Ничего из перечисленного не подходит. Напишите на fae2rruslan@gmail.com и опишите, что делали и что получили. Снимок экрана ускоряет разбор в разы.